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Gestión documental integrada
Optimice los procesos de negocio de su empresa con Axentria GDI
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El reto de la gestión documental integrada es ofrecer soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro”, permitiendo lograr que la gestión comercial sea más rápida, eficiente y fiable.
Axentria GDI se trata de una solución compuesta por varios módulos dirigidos a resolver requerimientos específicos y que permite a las empresas obtener un considerable ahorro en tiempo, disminución de costos, mayor agilidad, eficiencia y productividad, integrando personas, procesos y conocimiento.
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Nuestra solución ofrece la posibilidad de integrar la información de manera selectiva y estructurada en una misma plataforma, de modo tal que la información útil, esté disponible al instante en cada proceso que se requiera para cada usuario.
Con una visión integradora, Axentria GDI resuelve la necesidad de las empresas de disponer de la información en una única plataforma, comprendiendo y adaptándose fácilmente a las necesidades de cada organización.
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Problemas comunes
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Documentos sin control, guardados en la computadora de cada usuario.
Usuarios con acceso a diferentes versiones del mismo documento.
Versionado de documentos de forma rudimentaria.
Utilización de intranets para compartir documentos que sufren modificaciones continuamente.
Rotación de personal que se «lleva» la información, generando brechas de seguridad.
Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos.
Carencias en el control adecuado sobre el vencimiento de plazos de documentos. |
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Visión integradora |
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Axentria GDI permite a la organización enfocarse hacia la competitividad optimizando los procesos de archivo, creación, edición, guarda, automatización de procesos y consulta de los documentos.
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Seguridad y control |
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Axentria le brinda un eficaz sistema donde gestionar la documentación de forma centralizada, segura y práctica.
Esto es posible al definir permisos por grupos, usuarios, tipos de documento y acciones, asegurando una correcta asignación de permisos y controlar el acceso a información confidencial y sensible.
De igual forma, puede limitarse el guardado local en los PC’s de los usuarios mediante configuración de permisos, evitando el extravió de información útil.
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Integración con Microsoft Office® |
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La posibilidad de manejar de forma integrada los documentos desde las propias interfaces de los productos Microsoft Office®, permite a los usuarios interactuar con Axentria® de forma instantánea, desde su principal ambiente de trabajo, haciendo su gestión más segura y eficiente.
A partir de una sencilla interfaz, Axentria le permitirá:
- Facilitar la gestión de documentos vivos.
- Publicar rápidamente nuevos documentos en el gestor documental.
- Crear nuevos documentos,
- Crear documentos tomando como base distintas plantillas pre-definidas.
- Consultar documentos.
- Guardar documentos en desarrollo como borrador.
- Generar nuevas versiones de documentos.
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Automatización de Procesos |
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La automatización de procesos, permite a la organización asegurar la calidad de los entregables, reducir tiempos de espera, errores y confusiones.
Mediante la aplicación de flujos de trabajo, los distintos actores podrán participar de forma activa en la revisión, aprobación y difusión de documentos. |
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Gestión inteligente de documentos |
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Almacenando contratos, propuestas y documentos asociados de forma centralizada, es posible realizar búsquedas versátiles, ya sean búsquedas de texto completo, por índice, nombre de documento o por contenido.
Utilizando y estableciendo permisos por niveles a cada usuario, le permitirá mantener y especificar estándares para el nombrado de archivos evitando que las personas guarden los documentos de diferente manera y distintos criterios, como también mantener estándares para el guardado de documentos en estructuras de carpetas, pudiendo ubicarlos siempre en el mismo lugar o donde deberían estar almacenados según el criterio establecido previamente. |
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Monitoreo de plazos |
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Axentria GDI le permite definir plazos para cada documento, incluyendo instancias intermedias o pre-plazos. Las fechas de caducidad son monitoreadas automáticamente y los usuarios suscriptos serán notificados previamente por correo electrónico. |
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Ventajas y beneficios |
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Reducir costos en la gestión de la documentación
Dar soporte a los procesos de negocio
Aprovechamiento de la tecnología como catalizador del negocio
Garantizar la trazabilidad y la gestión legal de la documentación en todo el ciclo de vida del documento
Oficina sin papeles
Automatizar el archivo de la documentación según las necesidades del negocio
Rápida recuperación de la información
Integridad de la información
Seguridad sobre los documentos
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