Axentria® resuelve la digitalización, clasificación e indexación de documentos, con mínima intervención humana gracias a la aplicación de avanzadas tecnologías de reconocimiento óptico ICR/ICR/OMR/BCR.
Esta tecnología, permite automatizar el proceso hasta el ingreso al repositorio documental, donde quedarán archivados de forma segura.
Los documentos digitalizados, pueden ser involucrados en un flujo de trabajo o bien ser enviados a la carpeta de cada alumno de forma práctica y sencilla, pudiendo estar indexada por ID de alumno o documento de identidad.
De esta forma se reduce el costo y necesidad de archivar documentos físicos, además de optimizar y facilitar el acceso a la información de forma segura y estructurada.
Centros de Estudio
Contar con servicios que permitan reducir tiempo, costos y optimizar los distintos procesos de forma eficiente donde se involucran docentes, estudiantes y personal administrativo, implica para los centros de estudio, la necesidad de conjugar la libertad y necesidad de las distintas partes, automatizando diversos procesos y brindando servicios de auto-gestión para los estudiantes.
La solución que Axentria® pone a su alcance, facilita gestionar de forma adecuada los distintos tipos de documentos, agilizando sus procesos y promoviendo la colaboración e integración de las distintas áreas, además de brindar a los estudiantes múltiples servicios y herramientas.
Axentria® le acerca una plataforma de trabajo simple, flexible y segura, para gestionar de forma integrada, información, personas, documentos y procesos, mejorando la imagen institucional, obteniendo mayor eficiencia, productividad y múltiples ventajas competitivas.
Gestión Documental
El flujo creativo que se produce sobre un documento puede ser contemplado desde Axentria: iniciar un documento a partir de una plantilla, trabajar sobre un documento pre-existente o guardar un documento nuevo.
Todas estas tareas se realizan sin cambios sustanciales para los usuarios, pero otorgando una integridad y seguridad única, desde el punto de vista de los procesos.
La edición de documentos alojados en el gestor documental de Axentria® crea automáticamente una nueva versión del documento, quedando disponibles las versiones anteriores para consultar su histórico.
Axentria® permite realizar búsquedas por diversos criterios: índices, propiedades, por palabras contenidas en los documentos y también sobre imágenes de documentos digitalizados.
Es posible realizar consultas desde el cliente Windows, a través de un navegador web o desde sistemas pre-existentes mediante las interfaces de integración.
Integración con
Microsft Office®
La posibilidad de manejar de forma integrada los documentos desde las propias interfaces de los productos Microsoft Office®, permite al personal administrtivo y docente interactuar con Axentria® de forma instantánea desde su principal ambiente de trabajo, llevando su gestión a un nuevo nivel de eficiencia.
A partir de una sencilla interfaz, Axentria® le permitirá:
Facilitar la gestión de documentos vivos.
Publicar rápidamente nuevos documentos en el gestor documental.
Crear nuevos documentos.
Crear documentos tomando como base distintas plantillas pre-definidas.
Consultar documentos.
Guardar documentos en desarrollo como borrador.
Generar nuevas versiones de documentos.
- Automatización de Procesos
- Corrección de Exámenes
- Servicios de auto-gestión
- Ambiente Colaborativo
- Seguridad y auditoría
La automatización de procesos en su centro de estudio, le brinda la posibilidad de asegurar la calidad de los entregables, reducir tiempo de esperas, errores y confusiones, pudiendo automatizar procesos de compras, pago a proveedores y alta de nuevos ingresos al centro de estudio.
Mediante la aplicación de flujos de trabajo, los distintos actores podrán participar de forma activa en la revisión, aprobación y difusión de documentos. Cada usuario involucrado en un proceso, podrá recibir alertas, consultar su estado en Axentria® y evaluar los avances obtenidos, hasta la aprobación final.
La corrección y calificación automatizada de exámenes múltiple opción que Axentria® le ofrece, es una herramienta que le permitirá optimizar sus procesos de evaluación y obtener resultados precisos y coherentes de forma rápida y eficiente.
Mediante tecnología avanzada de reconocimiento OCR/OMR, podrá obtener distintos datos como ID de estudiante o documento de identidad para identificar al alumno, como también las marcas del formulario de respuestas para su posterior análisis.
Los documentos obtenidos, como las imágenes de los exámenes digitalizados, el examen con las respuestas correctas y las calificaciones obtenidas, serán publicados en el repositorio documental, donde quedarán disponibles para futuras consultas, pudiendo ser indexados por distintos campos como materia, docente y fecha.
De esta forma, se asegura la calidad y fiabilidad de la información obtenida, pudiendo establecer instancias de corrección y auditoría por el docente durante el procesamiento de los datos.
Brindar a los estudiantes distintos servicios de auto-gestión, agiliza y optimiza la gestión de mucha información, procesos y recursos, poniendo a disposición de los estudiantes un servicio más eficiente que reduce la pérdida de tiempo y mejora directamente la eficiencia de la institución.
El portal de Axentria® permite el acceso simultáneo de múltiples usuarios a los servicios de autogestión y aporta un entorno seguro para el manejo de información, donde el estudiante deberá estar registrado para iniciar su sesión y auto-gestionar distintos servicios, como la inscripción a exámenes y becas, solicitar su escolaridad o completar su registro.
La plataforma web de Axentria®, brinda a sus profesionales la capacidad de agilizar su gestión y acceder a información o documentación de forma centralizada o remota, apta para compartir, discutir u aportar conocimiento.
Axentria® Portal incorpora un acceso integrado tanto al gestor documental como a los flujos de trabajo, sumando funcionalidad y versatilidad. Pone a disposición herramientas de colaboración y redes sociales empresariales como Foros, Wikis y Blogs.
Axentria® le brinda un eficaz sistema donde gestionar la documentación de forma segura y práctica.
Esto es posible dado que Axentria® permite definir permisos por grupos, usuarios, tipos de documento y acciones, brindando la posibilidad de asegurar una correcta asignación de permisos y controlar el acceso a información sensible.
Ventajas y Beneficios
Recuperar rápidamente documentos digitales y escaneados.
Simplificar, estandarizar y dirigir los procesos de generación de contenido.
Asegurar el correcto almacenamiento y registro de sus documentos.
Maximizar la colaboración entre los estudiantes.
Permitir a sus profesionales acceder de forma remota a la información.
Acceder a la información necesaria de forma rápida y segura.
Reducir el tiempo de gestión documental.
Tener la capacidad de acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos.
Mitigar posibles errores y pérdida de información.
Automatizar distintos procesos y conocer su estado.
Potenciar su capacidad productiva al mejorar la eficiencia de su gestión.
Reducir sus costos de almacenamiento físico de documentos y tiempos de consulta.
Optimice su gestión y procesos
Conozca cómo Axentria contribuye a gestionar de forma eficiente la información
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