Check-out de documento
Operación previa a crear una nueva versión de documento. Una vez obtenido el resultado de búsqueda, puede realizarse el Check-out para su edición.
Esta acción, marcará con un ID el documento, el cual luego será utilizado por Axentria® para identificarlo, comprobar su existencia y estado.
Editar documento
Operación previa a la generación de un nuevo documento a partir de otro.
Solo se requiere hacer doble click sobre el documento deseado para abrirlo y realizar modificaciones.
El manejo de documentos de manera integrada desde las propias interfaces de los productos Microsoft Office®, le permite interactuar con el gestor documental de Axentria® de forma instantánea desde su principal ambiente de trabajo, llevando su gestión a un nuevo nivel de eficiencia.
Su interfaz simple e intuitiva, permite al usuario realizar múltiples operaciones como guardar nuevos documentos, crear nuevas versiones de los mismos, borradores, copias y guardar con bloqueo de edición dejando indexados todos éstos en Axentria®, permitiendo además buscar y abrir documentos de forma integrada y eficiente.
Posibles Operaciones
Mediante su sencilla interfaz, usted puede:
- Crear nuevos documentos
- Crear documentos tomando como base distintas plantillas pre-definidas
- Guardar documentos en desarrollo como borrador
- Consultar documentos
- Generar nuevas versiones de documentos
- Gestionar documentos vivos
- Publicar rápidamente nuevos documentos en el gestor documental.
Funciones Principales
Ejecutar el gestor documental Axentria® DM
Guardar cambios o generar nuevas versiones
Versionado
Guardar en Axentria® y mantener en Check-out
Es la forma de realizar salvados intermedios de un documento en el que se trabaja.
La opción de mantener en Check-out el documento, se activa al momento de guardar en Axentria® DM el documento y solo será accesible para el usuario creador, hasta tanto no realice el Chek-in del mismo, generando una nueva versión del documento.
Guardar Borrador
Permite realizar salvados intermedios de un documento en desarrollo, sin generar una nueva versión de éste, siendo aplicable a documentos en estado de Check-out y manteniendo este estado hasta no realizar el Check-in.
Check-in de documento
Cuando un documento este marcado con un ID, se habilita la opción de Check-in, verificando su existencia en el sistema y estado. Si existiese en el gestor documental, genera una nueva versión del mismo, y en caso de no existir, se procede a la importación de un nuevo documento.
Guardar documentos nuevos
Al seleccionar la opción Guardar en Axentria®, se procede a la importación de un nuevo documento, solicitando datos de indexación.
Crear nuevos documentos a partir de otros
Una vez concluida la edición de un documento pre-existente sin haber realizado el Chack-out del mismo, podrá ser guardado en Axentria® como un nuevo documento.
Los usuarios disponen de dos formas de generar nuevas versiones de un documento.
La primera es mediante la realización de un Checkin utilizando las operaciones antes descriptas.
La segunda, es hacer coincidir nombre, ubicación y tipo de documento con los de un documento pre-existente en Axentria®.
Ambas operaciones habilitan al usuario la posibilidad de ingresar una etiqueta descriptiva para el mismo.
Ventajas
Gestión de documentos vivos
Mayor Productividad
Reducción de tiempo de búsqueda
Control y Seguridad
La implementación de Axentria® para Microsoft Office® en su organización, implica la posibilidad de gestionar de forma eficaz y sencilla, los documentos que requieran de una constante actualización.
Estos, pueden ser parte de un proceso o etapa de trabajo dentro de un ambiente colaborativo de desarrollo, donde distintas personas pueden aportar conocimiento para la obtención de documentos ricos en su contenido.
Su capacidad de creación, edición y guardado de documentos, se ve incrementada al disponer de distintas herramientas, que permiten generar nuevos documentos a partir de plantillas pre-definidas o de un documento pre-existente, además de compartir instantáneamente la actualización de un documento, nuevos documentos o guardado de borradores en el gestor documental de Axentria®.
El usuario puede optimizar sus tiempos de trabajo, en operaciones de búsqueda o consulta de documentos, ejecutando el gestor documental Axentria® DM desde la interfaz integrada de Axentria® para Microsoft Office®.
El control del nivel de acceso por usuario sobre distintos documentos, permite mantener un ambiente seguro de trabajo, permitiendo un control de cambios o auditar acciones.
Gestión integrada de documentos vivos
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