O sistema permite atribuir permissões sobre os arquivos físicos para usuários e perfis. Essas permissões permitirão ao usuário utilizar um arquivo físico particular, por exemplo o de sua filial e não outra.

UUma unidade de armazenamento é a menor unidade que pode ser utilizada nos arquivos físicos, e pode ser, por exemplo: uma caixa ou uma pasta. Portanto, é possível definir os nomes das unidades mínimas de conservação que o sistema vai lidar, com a possibilidade de indicar se esta unidade irá conter documentos ou não.

Pode-se alterar a localização física de uma ou mais unidades, sendo registrado o motivo, a data da mudança e o usuário que a realiza.

A partir da consulta de documentos, o sistema permite gerenciar o empréstimo dos documentos selecionados. O usuário solicitante é registrado, a data em que começa o empréstimo e a data em que o documento deve ser devolvido.

O sistema dá a opção de devolver os documentos ou unidades de emprestadas, registrando a data de retorno. Automaticamente o status dos documentos no sistema será "disponível" e se mostrará ao usuário o local onde se deve armazenar os documentos.

O sistema mantém um registro de auditoria de criação, alteração e eliminação das informações administradas no sistema: unidades, documentos, grupos documentais, alertas enviadas, índices de documentos, pedidos de empréstimos e reservas, eliminação de documentos (registrando a razão).

Os registros de auditoria especificam o usuário que executou a ação, e a data / hora, podendo ser acessado a partir da consulta de auditoria geral de Axentria^® no administrador web.